Stajyer Aydınlatma Metni

KÜTAHYA SERBEST MUHASEBECİ MALİ MÜŞAVİRLER ODASI

STAJYER AYDINLATMA METNİ

 

Güncelleme Tarihi : 22/01/2022

 

1. AYDINLATMA METNİNİN AMACI VE KAPSAMI NEDİR?

Kütahya SMMMO (‘Oda’) olarak kişisel verilerinizin güvenliğinin sağlanmasına önem veriyoruz. Bu kapsamda kişisel verilerinizin işlenmesine yönelik olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVK” ya da “Kanun”) 10. maddesinde öngörülen aydınlatma yükümlülüğü kapsamında veri konusu kişileri bilgilendirmek amacıyla bu metin hazırlanmıştır.

Oda, Kanun’da tanımlandığı şekliyle bir “veri sorumlusudur”. Bu nedenle, kişisel verilerinizin Kanun’a uygun olarak işlenmesi ve korunması için uygun, ölçülü ve yeterli idari ve teknik tedbirler alıyoruz. Kişisel verilerin işlenmesi konusunda ve kişisel verilere ilişkin temel kavramlar hakkında bilgi almak için Gizlilik Politikamızı inceleyebilirsiniz.

2. VERİ SORUMLUSU OLARAK BİZ KİMİZ?

Veri sorumlusu olarak Kanun ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu (Kurul) kararlarından kaynaklanan yükümlülüklerimizi idari tedbirler ile uygun ve ölçülü seviyedeki teknik tedbirler alarak yerine getiriyoruz. Künyemiz ve kişisel verilerle ilgili bize ulaşabileceğiniz iletişim bilgilerimiz şu şekildedir:

 

Ünvan :

KÜTAHYA SERBEST MUHASEBECİ MALİ MÜŞAVİRLER ODASI

Adres :

Dumlupınar Mahallesi Şehit Piyade Onbaşı Ali Şahan Sk. No:4 Kütahya

İnternet Sitelerimiz:

Ana Sayfa

Telefon :

0274 223 98 78

e-posta (KVK için):

iletisim@kutahyasmmmo.org

 

3. KİMİN, HANGİ KİŞİSEL VERİLERİNİ İŞLİYORUZ?

Stajyerlerimizin aşağıda listelenen kategorilerdeki kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini işliyoruz.

  1. KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ

Kimlik, İletişim, Özlük, Mesleki Deneyim, Görsel ve İşitsel Kayıtlar, Diğer Bilgiler, Finans, Hukuki İşlem, İşlem Güvenliği

  1. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ

Sağlık Bilgileri, Felsefi İnanç, Din, Mezhep ve Diğer İnançlar

 

4. KİŞİSEL VERİLERİNİZİ HANGİ AMAÇLARLA İŞLİYORUZ?

Kişisel verilerinizi Kanun’daki ilkeler doğrultusunda ve aşağıdaki genel ve özel amaçlarla işliyoruz.

  1. GENEL AMAÇLAR

Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi, Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi, Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi, Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi, Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Ücret Politikasının Yürütülmesi, Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

  1. ÖZEL AMAÇLAR

Mesai Takibi Yapmak, Özlük Dosyalarını Oluşturmak ve Saklamak, Staj / Mesleki Eğitim Başvurularını Almak ve Değerlendirmek, Maaşları Ödemek, Fazla Mesailere İlişkin İşlemleri Yürütmek, Stajyer İzin Talep İşlemlerini Yürütmek, Duyuru Yapmak

 

5. KİŞİSEL VERİLERİ HANGİ YOLLARLA İŞLİYORUZ VE KORUYORUZ?

Verilerinizi, Kanun’un 4. maddesinde sayılan ilkeler ve 5 ve 6. maddelerinde belirtilen şartlar dahilinde işlemeye özen gösteriyoruz.

Kişisel verileriniz otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, Anlık Mesajlaşma, Sosyal medya gibi elektronik, ofisler ve basılı formlar gibi fiziksel ortamlarda işlenmektedir.

Oda olarak işlediğimiz kişisel verilerin korunması ve yetkisiz kişilerin eline geçmemesi ve veri sahiplerinin mağdur olmaması için gerekli teknik ve idari bütün tedbirler uygun ve ölçülü olacak şekilde alınmaktadır. Bu çerçevede uygulama, yazılım ve bilişim sistemlerimizin standartlara uygun olmasına ve güncel tutulmasına, veri paylaşılan taraflarla veri aktarım sözleşmeleri imzalanmasına ve ilgili kullanıcılarımızın aldığımız “Gizlilik Taahhütnamesi“ne uygun hareket etmeleri konularına özen göstermekteyiz.

 

6. KİŞİSEL VERİLERİ NEDEN VE KİMLERLE PAYLAŞIYORUZ? 

Oda olarak aşağıda sayılan amaçlarla; Kanun’un 8 ve 9. maddelerine uygun olarak iş ilişkisi içinde bulunduğumuz kuruluşlarla, idari, hukuki ve teknik hizmetlerinden yararlandığımız hizmet sağlayıcısı ve çözüm ortağı niteliğindeki yurt içinde ve yurt dışı menşeli kuruluşlarla ve yasal zorunluluk hallerinde resmi kurum/kuruluşlara aktarılmaktadır.

Bir veri sorumlusu olarak, veri paylaştığımız kurum ve kuruluşların Kanun’dan kaynaklanan yükümlülüklerini yerine getirdiklerinden emin olmak için mümkün olduğu ölçüde gerekli kontrolleri yapmakta, tarafların yükümlülüklerini veri aktarım sözleşmeleri, veri işleme sözleşmeleri ve taahhütnameler ile güvence altına almaktayız.

6.1 Yurt içi Paylaşımın/Erişimin Nitelik ve Kapsamı Nedir?

Kişisel verileri aşağıda belirtilen yurt içinde yerleşik veri sorumlusu ve veri işleyen statüsündeki taraflarla paylaşıyoruz.

1- Yargı Mercileri ile Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi, Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi, Yasal ve Sözleşme Kaynaklı Yükümlülükleri Yerine Getirmek amaçlarıyla,
2- Bankalar ile Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi, Ödemeleri Gerçekleştirmek amaçlarıyla

6.2. Yurt dışı Paylaşımın/Erişimin Nitelik ve Kapsamı Nedir?

Oda kişisel verilerinizi internet sitemizin yürütülmesi, hizmetlerin geliştirilmesi, ofis iş ve işlemlerinin yürütülmesi ve kullanıcı ve ziyaretçilere hizmet verilmesi, memnuniyetlerinin temini, beklentilerinin karşılanması, iletişim kurulması amaçlarıyla yurt dışında yerleşik aşağıda sayılan hizmet sağlayıcılarla paylaşılmaktadır.

1- İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Elektronik Kanallar (Sosyal Medya) Üzerinden Tanıtım Yapmak amaçlarıyla, ABD menşeli Twitter ile
2- İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Anlık Haberleşme Sağlamak amaçlarıyla, ABD menşeli Whatsapp (Meta) ile

Hizmet sağlayıcıların gizlilik politikalarına aşağıdaki bağlantılardan ulaşabilirsiniz:

1- Twitter Gizlilik Politikası
2- Whatsapp (Meta) Gizlilik Politikası

 

7. KİŞİSEL VERİLERİNİZİ HANGİ HUKUKİ SEBEPLERLE İŞLİYORUZ?

Kişisel verileriniz Kanun’un 5. maddesinde de belirtildiği şekliye öncelikle “açık rıza” şartına dayalı olarak işlenebilmektedir. Ayrıca aynı maddede geçen,

  1. “Kanunlarda açıkça öngörülme”
  2. “Sözleşmenin kurulması ya da ifası” hukuki sebebine dayalı olarak; tarafı olduğunuz sözleşme gereklerinin yerine getirilmesi,
  3. Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi” hukuki sebebine dayalı olarak, mahkemeler ve bilgi-belge talep eden kamu kurum ve kuruluşlarının taleplerine cevap verilmesi gibi ilgili mevzuatta öngörülen yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
  4. “İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması”,
  5. “Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması” hukuki sebebine dayalı olarak, olası uyuşmazlıklarda ispat vesilesi olması, hukuki danışmanlık ve teknik destek alınabilmesi 
  6. İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun “meşru menfaatleri için” veri işlenmesinin zorunlu olması

hukuki sebeplerine istinaden “açık rıza aranmaksızın” işlenebilmektedir.

Kişisel verilerinizi ayrıca, 

1- 4857 sayılı İş Kanunu
2- 3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanunu
3- 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
4- İş Kanununa İlişkin Fazla Çalışma ve Fazla Sürelerle Çalışma Yönetmeliği
5- Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği
6- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)
7- 5411 Sayılı Bankacılık Kanunu
8- 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu

 

8. VERİ SAHİBİ OLARAK HAKLARINIZ NELERDİR?

Kişisel veri sahipleri olarak Kanun’un 11. maddesinde sayıldığı şekliyle;

  1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
  2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  6. Kanun’un ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  7. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  8. Kişisel verilerin Kanun’a aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

9. KİŞİSEL VERİLERLE İLGİLİ HAKLARINIZI NASIL KULLANABİLİRSİNİZ?

Kanun’un “ilgili kişinin haklarını düzenleyen” 11. maddesi kapsamındaki haklarınız ve başvuru sürecine ilişkin “Kişisel Veri Sahibi Başvuruları” sayfamızdan bilgi edinebilir ve aynı sayfada yer alan “Kişisel Veri Sahibi Başvuru Formu“nu kullanarak bize başvurabilirsiniz.

 

 

 

 

 

 

 

 

AÇIK RIZA BEYANI

Aydınlatma Metni’ni okudum ve anladım.

Şahsımın / Velisi veya vasisi olduğum kişinin (Stajyer 18 yaşından küçükse)

 

  1. Yurtiçinde:

Kişisel verilerimin ve sağlık verilerim de dahil olmak üzere özel nitelikli kişisel verilerimin Veri Sorumlusu sıfatıyla Oda tarafından işlenmesi  ve paylaşılması için

[   ] Açık rızamı veriyorum.

 

  1. Yurtdışında: 

Ayrıca, özel nitelikli kategorideki sağlık verileri de dahil olmak üzere verilerimin/verilerinin Oda tarafından yurt dışında yerleşik ABD menşeli Twitter, ABD menşeli Whatsapp (Meta) vb. platform/uygulamalara aktarılabilmesi için

[   ] Açık rızamı veriyorum.

 

Tarih: …../……/2021

 

Kişisel Veri Sahibinin/ Kişisel Veri Sahibi Adına Velisinin/Vasisinin 

Adı Soyadı : 

İmza           :