Stajyer Meslek Mensubu Aydınlatma Metni

KÜTAHYA SERBEST MUHASEBECİ MALİ MÜŞAVİRLER ODASI

STAJYER/ADAY MESLEK MENSUBU AYDINLATMA METNİ

 

Güncelleme Tarihi : 22/01/2022

 

  1. AYDINLATMA METNİNİN AMACI VE KAPSAMI NEDİR?

Kütahya SMMMO (‘Oda’) olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVK” ya da “Kanun”) 10. maddesinde belirtilen kapsam dahilinde kişisel verileri nasıl işlediğimize ilişkin sizi bilgilendirmeyi amaçlıyoruz. Bizimle paylaştığınız kişisel verilerinizin güvenliği ve korunması konusuna önem veriyoruz.

Oda, Kanun’da tanımlandığı şekliyle bir “Veri Sorumlusudur”. Bu bağlamda kişisel verilerinizi Kanuna uygun olarak işliyor, kişisel verilerinizin korunması için uygun, ölçülü ve yeterli idari ve teknik tedbirler alıyoruz. Kişisel verilerin işlenmesi konusunda ve kişisel verilere ilişkin temel kavramlar hakkında bilgi almak için Gizlilik Politikamızı inceleyebilirsiniz.

  1. VERİ SORUMLUSU OLARAK BİZ KİMİZ?

Veri sorumlusu olarak Kanun ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu (Kurul) kararlarından kaynaklanan yükümlülüklerimizi idari tedbirler ile uygun ve ölçülü seviyedeki teknik tedbirler alarak yerine getiriyoruz. Künyemiz ve kişisel verilerle ilgili bize ulaşabileceğiniz iletişim bilgilerimiz şu şekildedir:

 

Ünvan :

KÜTAHYA SERBEST MUHASEBECİ MALİ MÜŞAVİRLER ODASI

Adres :

Dumlupınar Mahallesi Şehit Piyade Onbaşı Ali Şahan Sk. No:4 Kütahya

İnternet Sitelerimiz:

Ana Sayfa

Telefon :

0274 223 98 78

e-posta (KVK için):

iletisim@kutahyasmmmo.org

 

  1. KİMİN, HANGİ KİŞİSEL VERİLERİNİ İŞLİYORUZ?

Staja giriş sınavı adayları ve sınavı kazanarak staja başlayan aday meslek mensuplarının aşağıda listelenen kategorilerdeki kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini işliyoruz.

  1. KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ

Kimlik, İletişim, Özlük, İşlem Güvenliği, Görsel ve İşitsel Kayıtlar, Diğer Bilgiler, Finans, Mesleki Deneyim

  1. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ

Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri, Felsefi İnanç, Din, Mezhep ve Diğer İnançlar, Sağlık Bilgileri

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİNİZİ HANGİ AMAÇLARLA İŞLİYORUZ?

Toplanan kişisel verileriniz, aşağıda belirtilen genel ve özel amaçlar çerçevesinde Kanun’un 4, 5. ve 6. maddelerinde belirtilen ilke, esas ve usuller dikkate alınarak işlenecektir.

  1. GENEL AMAÇLAR

İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması ve Değerlendirilmesi, Talep / Şikayetlerin Takibi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi, Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi, Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi

  1. ÖZEL AMAÇLAR

Bakım / Onarım Süreçlerini Yönetmek, Kamu / Özel Sektörle Yapılan Yazışmaları Gerçekleştirmek, Toplu SMS / Elektronik Posta İşlerini Yürütmek, Bilgi Güncellemesi Yapmak, İnternet Sitelerinde Yer Alan Formları Düzenlemek, Randevuları Yönetmek, Avukatlık Hizmetlerine İlişkin İşlemleri Yürütmek, Fatura Düzenlemek, Tahsilat Yapmak, Elektronik Kanallar (Sosyal Medya) Üzerinden Tanıtım Yapmak, Duyuru Yapmak, Karar Defterlerini Tutmak, Sosyal Etkinlikler Düzenlemek, Muhasebe Kayıt ve İşlemlerini Yürütmek, Gelir Gider Kayıtlarını Tutmak, Staj Dosyasını Oluşturmak, Eğitim, Kurs, Seminer Faaliyetlerini Yürütmek, Staj Özlük Dosyalarına İlişkin İşlemleri Yürütmek, Üyelik / Kimlik Kartı Çıkartmak, Stajyer Değerlendirme İşlemlerini Yürütmek, Mesleki Yeterlilik Sınavı Başvuru ve Sınav Süreçlerinin Yürütülmesi, Staj Denetim ve İzleme İşlemlerini Gerçekleştirmek, Askerlik Tecil İşlemlerini Gerçekleştirmek, Sağlık Kayıtlarını Tutmak, Belgelendirme ve Sertifikasyon İşlemlerini Gerçekleştirmek, Üye / Stajyer Naklini Gerçekleştirmek, Disiplin İşlemlerini Yürütmek

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİ HANGİ YOLLARLA İŞLİYORUZ VE KORUYORUZ?

Verilerinizi, Kanunun 4. maddesinde sayılan ilkeler ve 5 ve 6. maddelerinde belirtilen şartlar dahilinde işlemeye özen gösteriyoruz.

Kişisel verileriniz otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, Sosyal Medya, Elektronik Posta, Anlık Mesajlaşma, Toplu SMS Hizmetleri, Web Uygulamaları, Yazılım gibi elektronik ortamlarda ve fiziksel ortamlarda işlenmektedir.

Oda olarak işlediğimiz kişisel verilerin korunması ve yetkisiz kişilerin eline geçmemesi ve veri sahiplerinin mağdur olmaması için gerekli teknik ve idari bütün tedbirler uygun ve ölçülü olacak şekilde alınmaktadır. Bu çerçevede uygulama, yazılım ve bilişim sistemlerimizin standartlara uygun olmasına ve güncel tutulmasına, veri paylaşılan taraflarla veri aktarım sözleşmeleri imzalanmasına ve kişisel veriye dokunan çalışanlarımızdan aldığımız “Gizlilik Taahhütnamesi”ne uygun hareket etmeleri konularına özen göstermekteyiz.

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİ NEDEN VE KİMLERLE PAYLAŞIYORUZ?

Oda olarak aşağıda sayılan amaçlarla; Kanun’un 8 ve 9. maddelerine uygun olarak iş ilişkisi içinde bulunduğumuz kuruluşlarla, idari, hukuki ve teknik hizmetlerinden yararlandığımız hizmet sağlayıcısı ve çözüm ortağı niteliğindeki yurt içinde ve yurt dışında bulunan resmi ve özel kurum/ kuruluşlara aktarılmaktadır.

Bir veri sorumlusu olarak veri paylaştığı kurum ve kuruluşların Kanun’dan kaynaklanan yükümlülüklerini yerine getirdiklerinden emin olmak için mümkün olduğu ölçüde gerekli kontrolleri yapmakta, tarafların yükümlülüklerini veri aktarım sözleşmeleri, veri işleme sözleşmeleri ve taahhütnameler ile güvence altına almaktayız.

6.1 Yurt içi Paylaşımın/Erişimin Nitelik ve Kapsamı Nedir?

Kişisel verileri aşağıda belirtilen yurt içinde yerleşik veri sorumlusu ve veri işleyen statüsündeki taraflarla paylaşıyoruz.

1- Kamu Kuruluşları ile Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi, Eğitim, Kurs, Seminer Faaliyetlerini Yürütmek amaçlarıyla,
2- Basın Kuruluşları ile İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Kamuoyunu Bilgilendirmek, Farkındalık Sağlamak, Tanıtım Yapmak, Basın Açıklamasında Bulunmak amaçlarıyla,
3- Meslek Örgütleri ile Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi, Bilgi Güncellemesi Yapmak, Nakil ve Silinme Talebine Yönelik İşlemleri Gerçekleştirmek amaçlarıyla,
4- Telekomünikasyon Şirketi ile İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Kurumsal E-posta Hesaplarını Yönetmek, Farkındalık Sağlamak, İlgilileri Bilgilendirmek, Toplu Elektronik Posta Gönderimi Yapmak amaçlarıyla,
5- TÜRMOB ile Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi, İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Organizasyon ve Etkinlik Yönetimi, Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi, Meslek Kütüğü Tutmak amaçlarıyla,
6- TESMER ile Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi, Üye / Stajyer Kaydını Yapmak, Üye / Stajyer Naklini Gerçekleştirmek, Yasal ve Sözleşme Kaynaklı Yükümlülükleri Yerine Getirmek, Staj Dosyasını Oluşturmak, Stajyer Değerlendirme İşlemlerini Yürütmek, Staj Denetim ve İzleme İşlemlerini Gerçekleştirmek amaçlarıyla,
7- Yargı Mercileri ile Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi, Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi, Yasal ve Sözleşme Kaynaklı Yükümlülükleri Yerine Getirmek amaçlarıyla,
8- Avukat ile Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi, Dava Süreçlerini Takip Etmek amaçlarıyla,
9- Toplu Mesajlaşma Hizmeti Sunucusu ile İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İlgilileri Bilgilendirmek, Toplu SMS Gönderimi Süreçlerini Yönetmek amaçlarıyla,
10- Kargo Şirketleri ile İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Kamuoyunu Bilgilendirmek, Yasal ve Sözleşme Kaynaklı Yükümlülükleri Yerine Getirmek amaçlarıyla,
11- Bilişim Şirketleri ile Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi, Sınav ve Staj Ücretlerini Tahsil Etmek, Yazılım Hizmeti Almak amaçlarıyla

6.2. Yurt dışı Paylaşımın/Erişimin Nitelik ve Kapsamı Nedir?

Oda kişisel verilerinizi internet sitemizin yürütülmesi, hizmetlerin geliştirilmesi, ofis iş ve işlemlerinin yürütülmesi ve kullanıcı ve ziyaretçilere hizmet verilmesi, memnuniyetlerinin temini, beklentilerinin karşılanması, iletişim kurulması amaçlarıyla yurt dışında yerleşik aşağıda sayılan hizmet sağlayıcılarla paylaşılmaktadır.

1- İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Elektronik Kanallar (Sosyal Medya) Üzerinden Tanıtım Yapmak amaçlarıyla, ABD menşeli Facebook (Meta) ile
2- İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Kurumsal E-posta Hesaplarını Yönetmek amaçlarıyla, ABD menşeli Microsoft ile
3- İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Elektronik Kanallar (Sosyal Medya) Üzerinden Tanıtım Yapmak amaçlarıyla, ABD menşeli Twitter ile
4- İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Anlık Haberleşme Sağlamak amaçlarıyla, ABD menşeli Whatsapp (Meta) ile

Hizmet sağlayıcıların gizlilik politikalarına aşağıdaki bağlantılardan ulaşabilirsiniz:

1- Facebook (Meta) Gizlilik Politikası
2- Microsoft Gizlilik Politikası
3- Twitter Gizlilik Politikası
4- Whatsapp (Meta) Gizlilik Politikası

  1. KİŞİSEL VERİLERİNİZİ HANGİ HUKUKİ SEBEPLERLE İŞLİYORUZ?

Kişisel verileriniz Kanun’un 5. maddesinde de belirtildiği şekliye öncelikle “açık rıza” şartına dayalı olarak işlenebilmektedir. Ayrıca aynı maddede geçen,

  1. “Kanunlarda açıkça öngörülme” 
  2. “Sözleşmenin kurulması ya da ifası” hukuki sebebine dayalı olarak; tarafı olduğunuz sözleşme gereklerinin yerine getirilmesi,
  3. Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi” hukuki sebebine dayalı olarak, mahkemeler ve bilgi-belge talep eden kamu kurum ve kuruluşlarının taleplerine cevap verilmesi gibi ilgili mevzuatta öngörülen yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
  4. “İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması”,
  5. “Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması” hukuki sebebine dayalı olarak, olası uyuşmazlıklarda ispat vesilesi olması, hukuki danışmanlık ve teknik destek alınabilmesi 
  6. İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun “meşru menfaatleri için” veri işlenmesinin zorunlu olması

hukuki sebeplerine istinaden “açık rıza aranmaksızın” işlenebilmektedir.

Kişisel verilerinizi ayrıca aşağıdaki mevzuat çerçevesinde işliyoruz:

1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)
2- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/ç (Hukuki Yükümlülük)
3- 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu
4- Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler Odaları Yönetmeliği
5- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
6- 3568 sayılı Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanunu
7- Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik Staj Yönetmeliği
8- Yeminli Mali Müşavirlik ve Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik Sınav Yönetmeliği
9- Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanunu Disiplin Yönetmeliği

 

  1. VERİ SAHİBİ OLARAK HAKLARINIZ NELERDİR?

Veri sahibi sıfatıyla Veri sorumlusuna (Oda) başvurarak;

  1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
  2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  6. Kanun’un ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  7. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  8. Kişisel verilerin Kanun’a aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

 

  1. KİŞİSEL VERİLERLE İLGİLİ HAKLARINIZI NASIL KULLANABİLİRSİNİZ?

Kanun’un “ilgili kişinin haklarını düzenleyen” 11. maddesi kapsamındaki haklarınız ve başvuru sürecine ilişkin “Kişisel Veri Sahibi Başvuru Prosedürü ve Başvuru Formu” için Oda web sayfamızdan ya da bizzat gelerek bilgi edinebilir ve aynı sayfada yer alan “Kişisel Veri Sahibi Başvuru Formu“nu kullanarak bize başvurabilirsiniz.

 

 

 

 

 

AÇIK RIZA BEYANI

 

Aydınlatma Metni’ni okudum ve anladım.

 

  1. Yurtiçinde:

Kişisel verilerimin ve sağlık verilerim de dahil olmak üzere özel nitelikli kişisel verilerimin Veri Sorumlusu sıfatıyla Oda tarafından işlenmesi  ve paylaşılması için

[   ] Açık rızamı veriyorum.

 

  1. Yurtdışında: 

Ayrıca, özel nitelikli kategorideki sağlık verilerim de dahil olmak üzere kişisel verilerimin Oda tarafından yurt dışında yerleşik ABD menşeli Facebook (Meta), ABD menşeli Microsoft, ABD menşeli Twitter, ABD menşeli Whatsapp (Meta) vb. platform/uygulamalara aktarılabilmesi için

[   ] Açık rızamı veriyorum.

 

Tarih: …../……/2021

Kişisel Veri Sahibinin;

Adı Soyadı : 

İmza           :